Paperinen osakekirja ja rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään

Asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistus on perinteisesti osoitettu paperisilla osakekirjoilla. Vuoden 2019 alusta Suomessa on ollut käytössä Maanmittauslaitoksen ylläpitämä huoneistotietojärjestelmä, jossa osakekirja korvataan sähköisellä omistajamerkinnällä. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä paperisen osakekirjan rekisteröinti tarkoittaa, milloin se on tehtävä, miten hakemus tehdään ja mitä se maksaa.

Mikä on huoneistotietojärjestelmä?

Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri, johon kootaan tiedot taloyhtiöistä sekä osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Osakehuoneistolla tarkoitetaan esimerkiksi asuinhuoneistoa, autopaikkaa, varastoa tai liikehuoneistoa. Järjestelmästä säädetään laissa huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018), ja vanhojen taloyhtiöiden siirtymästä voimaanpanolaissa (1329/2018).

Järjestelmän tarkoitus

Huoneistotietojärjestelmän tavoitteena on:

• Korvata paperiset osakekirjat sähköisillä omistajamerkinnöillä
• Koota omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot yhteen paikkaan
• Palvella osakkeiden kauppaa ja vakuuksien hallintaa
• Tuottaa tietoa taloyhtiön hallintoon ja osakkaiden tarpeisiin
• Vauhdittaa sähköisen asuntokaupan yleistymistä

Järjestelmän hyödyt

Tiedot yhdestä paikasta: Osakehuoneistotulosteelta näkyvät omistajat, panttaukset ja rajoitukset. Tämä vähentää epäselvyyksiä asuntokaupassa.

Oikeusvaikutukset: Osakkeen luovutus tai panttaus sitoo luovuttajan tai pantinantajan velkojia, kun saanto tai panttaus on kirjattu osakehuoneistorekisteriin.

Ei katoavaa asiakirjaa: Omistus ei ole enää paperisen asiakirjan varassa, joten osakekirjan katoaminen tai tuhoutuminen ei aiheuta kuolettamistarvetta.

Helppous: Panttaus voidaan kirjata sähköisesti, eikä osakekirjaa tarvitse toimittaa pankin haltuun.

Omat tiedot maksutta: Kun huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, omistaja näkee huoneistonsa tiedot maksutta Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelusta.

Miksi rekisteröinti on tehtävä?

Velvollisuus perustuu huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanolakiin (1329/2018). Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa Maanmittauslaitokselle, uuden omistajan on haettava omistuksensa rekisteröintiä määräajassa.

Lakisääteinen velvollisuus

Rekisteröintiä on haettava 2 kuukauden määräajassa, kun paperisen osakekirjan huoneisto siirtyy uudelle omistajalle esimerkiksi:

• Kaupalla
• Lahjana
• Perintönä, testamentilla tai perinnönjaossa
• Osituksessa

Jos omistaja ei vaihdu, rekisteröintiin on 10 vuotta siitä, kun taloyhtiö siirsi osakeluettelonsa. Sen jälkeen yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää, että omistaja on hakenut omistuksensa kirjaamista.

Seuraukset rekisteröimättömyydestä

Jos rekisteröintiä ei haeta määräajassa:

• Rekisteröintimaksun lisäksi peritään myöhästymismaksu
• Osakkeen saaja voi käyttää osakkaan oikeuksia yhtiössä vasta, kun hänet on merkitty osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin
• Panttausta ei voi kirjata sähköisesti ennen omistajamerkintää
• Kirjaamaton saanto ei sido luovuttajan velkojia

Käytännön vaikutukset

Rekisteröimätön omistus voi aiheuttaa ongelmia:

• Uusi asuntolaina voi edellyttää sähköistä omistajamerkintää, jotta panttaus voidaan kirjata
• Ostaja tarkistaa omistustiedot osakehuoneistotulosteelta tai otteesta osakeluettelosta
• Yhtiökokoukseen osallistuminen voi vaatia valtakirjaa, kunnes omistus on rekisteröity

Siirtymäajat ja määräajat

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on tapahtunut vaiheittain, ja eri tilanteissa on eri määräajat.

Taloyhtiön siirtyminen

Asunto-osakeyhtiöt ovat siirtyneet huoneistotietojärjestelmään kahdella tavalla:

1. Yhtiöt, joiden perustamisilmoitus on tehty 1.1.2019 tai myöhemmin, kuuluvat osakehuoneistorekisteriin alusta alkaen, eikä niille anneta paperisia osakekirjoja
2. Vanhojen yhtiöiden oli siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitokselle 1.5.2019–31.12.2023

Yhtiön on ilmoitettava siirrosta osakkeenomistajille samalla tavalla kuin yhtiökokouskutsu toimitetaan. Maanmittauslaitoksen mukaan kaikki yhtiöt eivät ole vielä siirtäneet osakeluetteloaan. Siirto on mahdollista myöhässäkin, mutta määräajan jälkeen tehdystä siirrosta peritään maksu.

Omistajan rekisteröintivelvollisuus

Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa, määräajat ovat Maanmittauslaitoksen mukaan seuraavat:

• Kauppa ja lahja: 2 kuukautta kauppa- tai lahjakirjan allekirjoittamisesta tai myöhemmästä omistusoikeuden siirtymisestä
• Ositus ja perinnönjako: 2 kuukautta siitä, kun ositus tai perinnönjako on lainvoimainen
• Yksi perijä: 2 kuukautta perunkirjoitusajan tai sen jatkoajan päättymisestä
• Testamentti: 2 kuukautta testamentin lainvoimaisuudesta
• Omistaja ei vaihdu: 10 vuotta yhtiön osakeluettelon siirrosta

Määräajat koskevat tilanteita, joissa huoneistolla on paperinen osakekirja. Jos perittävä on kuollut ennen yhtiön siirtoa, rekisteröintiin on 10 vuotta siirrosta.

Huom: Tarkista ajantasaiset määräajat Maanmittauslaitoksen sivuilta.

Myöhästymisen seuraukset

Jos rekisteröinti myöhästyy:

• Maanmittauslaitos perii rekisteröintimaksun lisäksi myöhästymismaksun
• Osakkaan oikeuksien käyttö yhtiössä voi viivästyä
• Asunnon panttaus sähköisesti ei onnistu ennen omistajamerkintää

Rekisteröinnin käytännön toteutus

Rekisteröintiä haetaan Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitoksen asiointiapuri kertoo kysymysten avulla, mitä liitteitä omassa tilanteessa tarvitaan.

Sähköinen rekisteröinti

Paperisen osakekirjan huoneistolle rekisteröintiä voi hakea Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelussa.

Vaiheet:

1. Kokoa liitteet sähköisinä tiedostoina ennen aloittamista, sillä hakemusta ei voi tallentaa keskeneräisenä
2. Kirjaudu Asiointipalveluun
3. Täytä hakemus ja liitä saantokirja, kuten kauppakirja, ja muut liitteet
4. Tuo alkuperäinen osakekirja asiakaspalvelupisteeseen tai lähetä se postitse
5. Odota Maanmittauslaitoksen käsittelyä

Osakekirjaa ei tarvitse skannata hakemukseen, mutta alkuperäinen kirja on toimitettava. Sen voi tuoda palvelupisteeseen omistajan puolesta kuka tahansa. Maanmittauslaitoksen mukaan omistuksen rekisteröinti voi kestää useamman kuukauden. Ajantasaiset keskimääräiset käsittelyajat löytyvät Maanmittauslaitoksen sivuilta.

Paperinen hakemus

Rekisteröintiä voi hakea myös lomakkeella, joka lähetetään turvaviestillä tai postitse tai tuodaan asiakaspalvelupisteeseen.

Tarvittavat asiakirjat:

• Täytetty hakemuslomake
• Alkuperäinen osakekirja
• Kauppakirja tai muu saantokirja
• Tilanteen mukaan muut selvitykset, kuten perukirja, perinnönjakokirja, testamentti tai kuolettamispäätös

Jos huoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, esimerkiksi kun ostat huoneiston edelliseltä rekisteröidyltä omistajalta, hakemus tehdään lomakkeella, ja siihen liitetään luovuttajan suostumus.

Pankin kautta

Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, omistaja ei voi itse hakea rekisteröintiä, vaan pankki voi hakea sitä hänen puolestaan. Maanmittauslaitoksen mukaan pankki hoitaa asuntokaupan yhteydessä yleensä omistuksen rekisteröinnin hakemisen, jos ostaja on ottanut lainaa kauppaa varten. Pankki voi hakea omistuksen ja panttauksen rekisteröintiä samanaikaisesti.

Pankin kautta rekisteröinnin edut:

• Osakekirja on jo pankin hallussa
• Omistus ja panttaus voidaan hakea samalla kertaa
• Vähemmän vaivaa ostajalle

Osakekirjan kohtalo rekisteröinnin jälkeen

Kun omistus kirjataan huoneistotietojärjestelmään, paperinen osakekirja mitätöidään.

Mitätöinti

Maanmittauslaitos mitätöi osakekirjan ennen omistajan kirjaamista osakehuoneistorekisteriin. Sama koskee taloyhtiön antamaa väliaikaistodistusta. Tämän jälkeen:

• Paperinen osakekirja ei enää osoita omistusta
• Omistus ilmenee huoneistotietojärjestelmästä
• Panttaus kirjataan rekisteriin, ei osakekirjan luovutuksella

Mitätöidyn osakekirjan säilyttäminen

Mitätöidyn osakekirjan voi saada takaisin, ja Maanmittauslaitos perii palautuksesta maksun (17 € palautukselta, tarkistettu 26.9.2026). Kirjaa voi säilyttää muistona, mutta sitä ei voi enää käyttää omistuksen osoittamiseen.

Erityistilanteet rekisteröinnissä

Joissain tilanteissa rekisteröintiin liittyy erityiskysymyksiä.

Kadonnut osakekirja

Jos paperinen osakekirja on kadonnut, toimi näin:

1. Jos omistaja ei ole vaihtunut ja olet osakeluetteloon merkitty omistaja, hae osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta
2. Liitä rekisteröintihakemukseen käräjäoikeuden lainvoimainen kuolettamispäätös

Jos olet ostanut tai perinyt huoneiston, hae rekisteröintiä mahdollisimman pian kauppakirjalla tai muulla saantokirjalla ja toimita lainvoimainen kuolettamispäätös myöhemmin. Jos edellinen omistaja on jo hakenut kuolettamista, pyydä häneltä kuolettamispäätös tai taloyhtiön antama uusi väliaikaistodistus.

Kuolettamisprosessin vaiheet:

1. Hakemus käräjäoikeuteen (laki asiakirjain kuolettamisesta 34/1901)
2. Kuulutus Virallisessa lehdessä viimeistään kolme kuukautta ennen määräpäivää
3. Käräjäoikeuden päätös ja sen lainvoimaisuus
4. Rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään

Kuolettaminen vie aikaa ja aiheuttaa kustannuksia, joten osakekirja kannattaa säilyttää huolellisesti rekisteröintiin asti.

Perintönä saatu asunto

Jos asunto on saatu perintönä:

• Hakemukseen liitetään saantoa osoittavat asiakirjat, kuten perukirja, perinnönjakokirja tai testamentti
• Määräaika on 2 kuukautta perinnönjaon tai testamentin lainvoimaisuudesta tai, jos perijöitä on vain yksi, perunkirjoitusajan päättymisestä
• Jos huoneistolla on useampi omistaja, riittää, että yksi omistajista hakee rekisteröintiä
• Perinnön muusta käsittelystä kerrotaan artikkelissa perinnöksi saatu asunto

Lahjoitettu asunto

Lahjoituksena saadun asunnon rekisteröinnissä:

• Liitteeksi tarvitaan lahjakirja
• Määräaika on 2 kuukautta lahjakirjan allekirjoittamisesta
• Lahjaveroilmoitus tehdään erikseen Verohallinnolle, jos saman lahjanantajan lahjat ovat kolmen vuoden aikana vähintään 7 500 euroa (1.1.2026 alkaen)
• Rekisteröintiprosessi on muuten samankaltainen kuin kaupassa

Avioero tai osituksessa saatu asunto

Jos asunto on saatu osituksessa:

• Ositussopimus tai -kirja toimii saantoasiakirjana
• Määräaika on 2 kuukautta siitä, kun ositus on lainvoimainen
• Rekisteröintihakemus tehdään muuten tavalliseen tapaan

Yhteisomistus

Jos asunto on yhteisomistuksessa:

• Maanmittauslaitoksen mukaan riittää, että yksi omistajista hakee rekisteröintiä
• Omistajat voivat sopia keskenään, kuka hoitaa hakemuksen

Rekisteröinnin kustannukset

Rekisteröintiin liittyy Maanmittauslaitoksen maksuja ja asuntokaupassa varainsiirtovero.

Maanmittauslaitoksen maksut

Maanmittauslaitoksen hinnasto (tarkistettu 26.9.2026, ei arvonlisäveroa):

• Omistuksen rekisteröinti: 92 € osakehuoneistolta
• Selvennyskirjaus tai muu kirjaus: 92 € osakehuoneistolta
• Osakekirjan tai väliaikaistodistuksen palautus: 17 € palautukselta
• Panttauksen kirjaaminen tai muuttaminen: 41 € panttaukselta
• Myöhässä haettu rekisteröinti: lisäksi myöhästymismaksu, joka on 92 € ja 18,40 € jokaiselta alkavalta 2 kuukauden viivästysjaksolta

Tarkista ajantasaiset maksut Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Varainsiirtovero

Asunto-osakkeen ostaja maksaa varainsiirtoveroa 1,5 % velattomasta hinnasta eli kauppahinnasta ja yhtiölainaosuudesta. Verokanta koskee 12.10.2023 tai sen jälkeen allekirjoitettuja sopimuksia. Kiinteistön kaupassa vero on 3 %. Ensiasunnon ostajan varainsiirtoverovapaus poistui 1.1.2024.

Huomioitavaa:

• Maanmittauslaitos ohjeistaa maksamaan varainsiirtoveron ennen kuin omistuksen rekisteröintiä haetaan
• Ilmoitus ja maksu tehdään 2 kuukauden kuluessa kauppakirjan allekirjoittamisesta, ja välittäjää käytettäessä vero maksetaan kaupanteon yhteydessä
• Lisätietoa artikkelissa varainsiirtovero asuntokaupassa

Pankin palvelumaksut

Jos pankki hoitaa rekisteröinnin puolestasi, pankki saattaa periä palvelumaksun. Maksu kannattaa tarkistaa pankista.

Huoneistotietojärjestelmän käyttö

Rekisteröinnin jälkeen omistustiedot ovat saatavilla huoneistotietojärjestelmästä.

Tietojen tarkistaminen

Omistaja voi tarkistaa omat tietonsa:

• Maksutta Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelusta
• Ostamalla osakehuoneistotulosteen (16 € Asiointipalvelusta, 19 € asiakaspalvelusta)
• Isännöitsijän kautta, sillä taloyhtiön hallinto saa osakeluettelon maksutta ylläpitopalvelusta

Tulosteen käyttö

Osakehuoneistotulosteella näkyvät yhtiön ja huoneiston perustiedot sekä omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Isännöitsijäntodistusta tarvitaan edelleen esimerkiksi:

• Asuntokaupassa taloyhtiön taloudellisen tilanteen ja korjausten selvittämiseen
• Lainahakemuksissa
• Muissa tilanteissa, joissa tarvitaan tietoja taloyhtiöstä

Tietojen päivittäminen

Rekisteritiedot eivät päivity itsestään kaupan yhteydessä, vaan ne päivittyvät hakemusten ja ilmoitusten perusteella:

• Omistus kirjataan uuden omistajan hakemuksesta
• Panttaus kirjataan ja poistetaan pantinsaajan hakemuksesta
• Taloyhtiö ja isännöitsijä ilmoittavat yhtiön tiedot, kuten yhtiölainat ja kunnossapitotyöt

Usein kysytyt kysymykset

Mitä jos en rekisteröi omistustani ajoissa?

Jos rekisteröintiä ei haeta määräajassa, rekisteröintimaksun lisäksi peritään myöhästymismaksu. Lisäksi osakkaan oikeuksien käyttö yhtiössä voi viivästyä, kunnes omistus on merkitty.

Voiko rekisteröinnin tehdä myöhemminkin?

Kyllä, rekisteröintiä voi hakea myöhemminkin, mutta myöhästymisestä peritään lisämaksu. Rekisteröinti kannattaa hakea määräajassa.

Miten toimin, jos en löydä osakekirjaa?

Jos osakekirja on kadonnut, hae sen kuolettamista käräjäoikeudelta ja liitä lainvoimainen kuolettamispäätös rekisteröintihakemukseen. Isännöitsijältä voi selvittää osakeluettelon tiedot.

Onko rekisteröinti pakollinen, jos en aio myydä asuntoa?

Jos omistaja ei vaihdu, rekisteröintiin on 10 vuotta taloyhtiön osakeluettelon siirrosta. Tämän jälkeen yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää, että omistaja on hakenut kirjaamista. Rekisteröinti on myös edellytys panttauksen sähköiselle kirjaamiselle.

Voinko rekisteröidä omistuksen itse vai tarvitaanko välittäjää?

Rekisteröintiä voi hakea itse Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelussa tai lomakkeella. Välittäjää tai asianajajaa ei tarvita, mutta heidän apuaan voi käyttää halutessaan. Jos osakekirja on pankissa vakuutena, pankki hakee rekisteröintiä.

Mitä tapahtuu, jos taloyhtiö ei ole vielä siirtynyt järjestelmään?

Jos taloyhtiö ei ole vielä siirtänyt osakeluetteloaan, osakekirja osoittaa edelleen omistuksen, eikä omistusta voi vielä rekisteröidä. Vanhojen yhtiöiden määräaika siirrolle päättyi 31.12.2023, joten asia kannattaa ottaa esille isännöitsijän tai hallituksen kanssa.

Yhteenveto

Paperisen osakekirjan rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään on tehtävä viimeistään silloin, kun huoneisto vaihtaa omistajaa, ja muuten 10 vuoden kuluessa taloyhtiön siirrosta. Rekisteröinti korvaa osakekirjan sähköisellä omistajamerkinnällä ja kokoaa omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot yhteen paikkaan.

Rekisteröintiä haetaan Maanmittauslaitokselta Asiointipalvelussa tai lomakkeella, ja alkuperäinen osakekirja toimitetaan mitätöitäväksi. Asuntokaupan yhteydessä pankki yleensä hoitaa hakemuksen ostajan puolesta.

Muista:

• Tarkista, onko taloyhtiösi siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään
• Hae rekisteröintiä 2 kuukauden kuluessa saannosta välttääksesi myöhästymismaksun
• Säilytä osakekirjaa huolellisesti, kunnes se on toimitettu Maanmittauslaitokselle
• Maksa varainsiirtovero ennen rekisteröintihakemusta

Lähteet

• Maanmittauslaitos: Hae huoneiston omistuksen rekisteröintiä
• Maanmittauslaitos: Omistuksen rekisteröinnin määräajat
• Maanmittauslaitos: Osakehuoneiston ostajan muistilista
• Maanmittauslaitos: Huoneistotietojärjestelmä
• Finlex: Laki huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 1329/2018
• Finlex: Laki asiakirjain kuolettamisesta 34/1901
• Verohallinto: Asunto-osakkeen ostajan varainsiirtovero